Τα προβλήματα με τις απομακρυσμένες συναντήσεις και πώς να τα λύσετε

Οι τηλεδιασκέψεις είναι μια μάστιγα και πολλοί τηλεργαζόμενοι νιώθουν κουρασμένοι από τις συσκέψεις.

Γιατί συμβαίνει αυτό;

Οι υπερβολικά πολλές συσκέψεις είναι κουραστικές και μπορούν να διαταράξουν τη συγκέντρωση και να μειώσουν την παραγωγικότητα. Αφαιρούν χρόνο από άλλες εργασίες και συχνά καταλήγουν με μια χούφτα ανθρώπους να συζητούν, ενώ οι υπόλοιποι παραμένουν παθητικοί στο παρασκήνιο.

Ωστόσο, οι απομακρυσμένες συναντήσεις μπορούν να είναι χρήσιμες, αν γίνονται σωστά!

Δεν είναι όλες οι συναντήσεις συναντήσεις

Πρώτα, ας εντοπίσουμε το πρόβλημα τωνυπερβολικά πολλών συναντήσεων στηνημέρα σας.

Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, είναι δύσκολο να συνδεθείτε με τους συναδέλφους σας σε ανθρώπινο επίπεδο, αλλά και σε επαγγελματικό επίπεδο. 

Οι «συζητήσεις στο γραφείο» μπορεί να φαίνονται ασήμαντες, ωστόσο είναι εξαιρετικά σημαντικές. Αποτελούν τρόπους κοινωνικοποίησης, ανταλλαγής ιδεών και συνεργασίας.

Ας αναγνωρίσουμε τις 3 κύριες κατηγορίες «συναντήσεων» της εξ αποστάσεως εργασίας που σπαταλούν χρόνο:

• Πραγματικές συναντήσεις
• Ανακοινώσεις
• Γρήγορες συνομιλίες
• Κοινωνικές κλήσεις

Πραγματικές συναντήσεις

Οι πραγματικές συναντήσεις έχουν μια ατζέντα και έναν στόχο και προγραμματίζονται εκ των προτέρων. Είναι απαραίτητες για τη συνεργασία της ομάδας, τη διάδοση πληροφοριών και τη λήψη αποφάσεων.

Οι καθημερινές συσκέψεις, οι ενημερώσεις για τα έργα και οι συσκέψεις με τη συμμετοχή όλων των εργαζομένων είναι μια μορφή συσκέψεων που είναι απαραίτητη στα περισσότερα περιβάλλοντα εξ αποστάσεως εργασίας.

Το πρόβλημα με τις συσκέψεις είναι όταν αυτές καταλαμβάνουν περισσότερο χρόνο από την πραγματική εργασία χωρίς να προσφέρουν κανένα πραγματικό όφελος. 

Θα αναλύσω τα προβλήματα των απομακρυσμένων συναντήσεων αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Ανακοινώσεις

Μια πραγματική συνάντηση αφορά την επικοινωνία και τη συνεργασία. Συχνά, ένας διευθυντής μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσει την ομάδα του για μια απόφαση, μια ενημέρωση ή μια σημαντική αλλαγή.

Δεν είναι πάντα απαραίτητο να ορίζονται ως συνάντηση, καθώς πρόκειται περισσότερο για μονομερή ανακοίνωση και μπορούν εύκολα να αντικατασταθούν από ένα email, ένα μήνυμα ή ακόμα και μια βιντεοσκόπηση.

Οι βιντεοδιασκέψεις κάνουν τις ανακοινώσεις πιο συναρπαστικές, αλλά προκαλούν μεγαλύτερη αναστάτωση και πρέπει να αποφεύγονται, αν είναι δυνατόν.

Γρήγορες συνομιλίες

Μερικές φορές, χρειάζεστε μια μη προγραμματισμένη γρήγορη συζήτηση με έναν συνάδελφο.

Κατά την εξ αποστάσεως εργασία, η απλή πράξη της συζήτησης μιας ενημέρωσης ή της ζήτησης βοήθειας έχει μετατραπεί σε «συνάντηση».

Πρέπει να διαχωρίζουμε νοητικά τις σύντομες συνομιλίες από τις συναντήσεις. Αν και απαιτούν χρόνο, είναι κουραστικές ή ενοχλητικές και διακόπτουν τη συγκέντρωσή σας, δεν είναι συναντήσεις.

Πρόκειται για σύντομες συνομιλίες, συνήθως με σκοπό:

• Διευκρίνιση μιας κατάστασης
• Υποβάλετε αίτημα
• Επίλυση ενός προβλήματος
• Προώθηση μιας εργασίας
• Μοιραστείτε μια ενημέρωση

Κοινωνικές κλήσεις

Μήπως μια χαλαρή συνάντηση ή μια σύσκεψη μέσω Zoom μετατράπηκε σε κουβεντούλα ή κουτσομπολιό;

Πρέπει να σκέφτηκες:

«Αυτό είναι τεράστια σπατάλη χρόνου!»

Και, ναι, είναι τεράστια σπατάλη χρόνου. Αλλά, μερικές φορές είναι εξίσου σημαντικό με την πραγματική δουλειά.

Είμαστε κοινωνικά όντα και η κοινωνικοποίηση με τους συναδέλφους μας είναι σημαντική. Για τους υπαλλήλους, η επικοινωνία με τους συναδέλφους είναι ικανοποιητική και οδηγεί σε πιο ευχάριστο εργασιακό περιβάλλον. 

Οι ελαφριές, κοινωνικές συζητήσεις με τους συναδέλφους είναι επίσης εξαιρετικές για την ανάπτυξη πρωτότυπων ιδεών. Οι σπουδαίες ιδέες συχνά προκύπτουν όταν τις συζητάμε!

Ωστόσο, οι υπερβολικά πολλές κοινωνικές επαφές είναι ενοχλητικές σε μια μέρα. Το να γνωρίζεις πότε να θέτεις όρια και πότε να συμμετέχεις είναι μια σημαντική δεξιότητα.

Προβλήματα στις απομακρυσμένες συναντήσεις

Μια συνάντηση αποτυγχάνει τους στόχους της όταν δεν προσφέρει καμία αξία στην εταιρεία, ενώ ταυτόχρονα αφαιρεί χρόνο από άλλες εργασίες.

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια συνάντηση αποτυγχάνει, και εδώ είναι οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για τους οποίους μια συνάντηση μπορεί να μετατραπεί σε μαύρη τρύπα που απορροφά την παραγωγικότητα:

Χωρίς ατζέντα

Χωρίς ημερήσια διάταξη, μια συνάντηση μπορεί εύκολα να εκτροχιαστεί. Οι ημερήσιες διατάξεις προσδίδουν δομή και σαφήνεια στις συναντήσεις και βοηθούν να κατευθύνουν τη συζήτηση προς έναν συγκεκριμένο στόχο.

Πολλές φορές, ο διοργανωτής της συνάντησης πιστεύει ότι μια μη δομημένη συνάντηση είναι ιδανική για την ανταλλαγή ιδεών, αλλά χωρίς ατζέντα, στόχο ή διαχείριση χρόνου, μπορεί εύκολα να ξεφύγει από τον έλεγχο και να μην αποφέρει τελικά κανένα αποτέλεσμα.

Η εκ των προτέρων κοινοποίηση της ημερήσιας διάταξης συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου να καταλήξει η συνεδρίαση σε χάος και επιτρέπει στους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν, φέρνοντας μαζί τους στοιχεία και ιδέες σχετικές με το θέμα.

Χωρίς στόχο συνάντησης

Όλες οι συναντήσεις χρειάζονται έναν σαφή στόχο. 

Ένας στόχος μπορεί να είναι μια απόφαση, μια συλλογή ιδεών, η ενημέρωση των συμμετεχόντων για μια ανανέωση, μια ανανέωση ενός έργου κ.λπ.

Εάν είστε ο διοργανωτής της συνάντησης, ρωτήστε τον εαυτό σας: «Τι θέλω να επιτύχω από αυτή τη συνάντηση;»

Στη συνέχεια, γράψτε το με σαφήνεια και με τρόπο που να μπορεί να εφαρμοστεί από τους συμμετέχοντες. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα στόχων συνεδριάσεων:

• Δημιουργήστε μια λίστα με θέματα για τα διαδικτυακά σεμινάρια του επόμενου έτους.
• Εβδομαδιαίες ενημερώσεις και συντονισμός του έργου
• Συζητήστε τα τριμηνιαία αποτελέσματα και καταρτίστε έναν κατάλογο μέτρων για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων προσέλκυσης δυνητικών πελατών για το επόμενο τρίμηνο.

Παρουσία

Το να προσκαλέσεις τους κατάλληλους ανθρώπους στη συνάντηση είναι μια πρόκληση. Το να εξασφαλίσεις τη συμμετοχή των σημαντικότερων ενδιαφερόμενων μερών είναι μια άλλη πρόκληση.

Το πρώτο μέρος του προβλήματος είναιο προσδιορισμός των ενδιαφερόμενων μερών. 

• Ποιος πρέπει να παρευρεθεί στη συνάντηση;
• Γιατί είναι σημαντικά για τη συνάντηση;
• Τι προσφέρουν;

Μια συνάντηση είναι απαραίτητη όταν υπάρχει συζήτηση και συνεργασία. Είναι ωραίο να προσκαλείς περισσότερα άτομα σε μια συνάντηση για να τους δείξεις ότι είναι σημαντικά ή για να ενημερωθούν, αλλά είναι δύσκολο να συντονίσεις μια συνάντηση 7-10 ατόμων φυσικά, και ακόμη πιο δύσκολο για απομακρυσμένες συναντήσεις. Το ιδανικό για απομακρυσμένες συναντήσεις είναι 2-5 άτομα, μετά από αυτό γίνεται δύσκολο να έχεις μια πραγματική συζήτηση.

Το δεύτερο μέρος του προβλήματος είναι η παρουσία των συμμετεχόντων. Συχνά, ένας σημαντικός ενδιαφερόμενος μπορεί να απουσιάζει από μια συνάντηση, γεγονός που οδηγεί σε περαιτέρω σπατάλη χρόνου, εάν η συνάντηση πρέπει να επαναπρογραμματιστεί.

Απαιτείται σαφής επικοινωνία και υπενθυμίσεις από όλα τα μέρη για να αποφευχθούν προβλήματα με την παρουσία. Εάν αυτό είναι ένα επαναλαμβανόμενο πρόβλημα για την ομάδα σας, πρέπει να το συζητήσετε με τα άτομα που εμπλέκονται.

Συμμετοχή

Η υπερβολική ή η ανεπαρκής συμμετοχή μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα.

Όπως προαναφέρθηκε, μια συνάντηση έχει να κάνει με την επικοινωνία. Αν και δεν είναι απαραίτητο να δοθεί ίσος χρόνος σε όλους, ο συντονιστής της συνάντησης πρέπει να παρακολουθεί τους συμμετέχοντες. Το να συμμετέχει κανείς υπερβολικά χωρίς να προσφέρει αξία ή να μην συμμετέχει καθόλου αποτελεί πρόβλημα.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι πολύ ντροπαλοί ή ευγενικοί για να μιλήσουν. Σε αυτή την περίπτωση, ο συντονιστής της συνάντησης μπορεί να ενθαρρύνει αυτά τα άτομα ρωτώντας τους αν έχουν κάτι να μοιραστούν.

Είναι σημαντικό να διατηρείτε έναν υποστηρικτικό τόνο και να μην πιέζετε κάποιον να μιλήσει.

Διαχείριση χρόνου

Μία από τις πιο σημαντικές ευθύνες του συντονιστή της συνάντησης είναι να τηρεί το χρονοδιάγραμμα. Εάν υπάρχει ημερήσια διάταξη, είναι καλή ιδέα να προσθέσετε χρόνο για κάθε θέμα και να τον παρακολουθείτε.

Μια συνάντηση μπορεί να χρειαστεί να διαρκέσει περισσότερο για ένα πολύπλοκο ζήτημα. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι καλή πρακτική να προγραμματίζετε σωστά και να διατηρείτε τις συνεδρίες σύντομες και στοχευμένες. 

Η καθυστέρηση σε μία συνάντηση μπορεί να έχει αλυσιδωτές επιπτώσεις σε άλλες συναντήσεις και να σπαταλήσει χρόνο για πολλούς ανθρώπους.

Συνεχείς αναπρογραμματισμοί

Οι αναπρογραμματισμοί είναι αναπόφευκτοι. Οι ενδιαφερόμενοι μπορεί να αντιμετωπίσουν πολλά απρόβλεπτα γεγονότα σε μια μέρα, και αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό.

Ωστόσο, οι συνεχείς αλλαγές της τελευταίας στιγμής επηρεάζουν το πρόγραμμα και τη συγκέντρωση των συμμετεχόντων.

Η σαφής επικοινωνία είναι σημαντική για την άμβλυνση αυτού του προβλήματος. Ρωτήστε τους σημαντικούς ενδιαφερόμενους αν η ημερομηνία και η ώρα της συνάντησης τους βολεύουν.

Η καλλιέργεια μιας κουλτούρας επικοινωνίας στην εταιρεία είναι σημαντική. 

Ένας συμμετέχων μπορεί να πει ότι δεν μπορεί να παρευρεθεί σε μια συνάντηση. 

Ένας άλλος μπορεί να ενημερώσει τον διοργανωτή ότι προέκυψε κάτι και δεν μπορεί να παρευρεθεί, το συντομότερο δυνατό. 

Βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθείτε

Πώς να αποφύγετε καλύτερα αυτά τα προβλήματα στις συσκέψεις; Ακολουθούν οι βέλτιστες πρακτικές για τις απομακρυσμένες συσκέψεις, που θα σας βοηθήσουν να έχετε μια επιτυχημένη σύσκεψη.

Πριν από μια συνάντηση

Ορισμένες συναντήσεις μπορούν να γίνουν μέσω email.

Προσδιορίστε γιατί χρειάζεστε μια συνάντηση. Εάν είναι κάτι που μπορεί να ειπωθεί σε ένα email, ένα μήνυμα Slack ή ακόμα και με την εγγραφή ενός βίντεο μηνύματος για την ομάδα, σκεφτείτε να μην πραγματοποιήσετε τη συνάντηση.

Ορίστε έναν στόχο για τη συνάντηση.

Ο καθορισμός ενός στόχου για τη συνάντηση θα συμβάλει στην ομαλή διεξαγωγή της, καθώς θα δημιουργήσει προσδοκίες και θα θέσει ένα σαφές σημείο αναφοράς που πρέπει να ακολουθηθεί.

Προετοιμάστε και μοιραστείτε μια ατζέντα

Η ημερήσια διάταξη δίνει δομή στη συνάντηση, τη διατηρεί στο θέμα και θέτει συγκεκριμένες προσδοκίες. Δημιουργήστε μια ημερήσια διάταξη που να υποστηρίζει τον στόχο της συνάντησης. Προσθέστε μια εκτίμηση χρόνου με βάση τα θέματα της ημερήσιας διάταξης.

Επικοινωνήστε τα αιτήματά σας

Εάν ένας ενδιαφερόμενος πρέπει να παρουσιάσει δεδομένα, να προετοιμάσει ιδέες ή να έρθει με οποιονδήποτε τρόπο προετοιμασμένος, επικοινωνήστε το σαφώς σε αυτό το άτομο.

Προγραμματισμός της συνάντησης

Ρωτήστε τους συμμετέχοντες για την ώρα

Επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες στη συνάντηση και ενημερώστε τους για τις πιθανές ώρες της συνάντησης. Ζητήστε τη γνώμη τους για την ημέρα και την ώρα της συνάντησης πριν προγραμματίσετε την ημερομηνία. Έτσι θα αποφύγετε προβλήματα συμμετοχής και αλλαγής ημερομηνίας.

Εάν είναι δυνατόν, ελέγξτε πρώτα αν τα ημερολόγια όλων των συμμετεχόντων δείχνουν ότι είναι ελεύθεροι εκείνη την ώρα.

Αποστολή προσκλήσεων ημερολογίου

Στείλτε πρόσκληση σε όλους τους συμμετέχοντες. Συμπεριλάβετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες, όπως:

• Σημείο συνάντησης (σύνδεσμος για βιντεοκλήση ή φυσική τοποθεσία)
• Ημερομηνία / Ώρα
• Ημερήσια διάταξη
• Στόχος
• Έγγραφα, παρουσιάσεις ή σύνδεσμοι

Αποστολή υπενθυμίσεων

Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες τη συνάντηση. Ειδικά για μια συνάντηση που έχει προγραμματιστεί πολλές ημέρες ή εβδομάδες νωρίτερα, είναι καλή ιδέα να στείλετε ένα email ή ένα μήνυμα υπενθύμισης την προηγούμενη ημέρα ή λίγα λεπτά πριν.

Βεβαιωθείτε ότι οι σημαντικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να παρευρεθούν.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης

Θέστε σαφείς προσδοκίες

Ορίστε τις προσδοκίες της συνάντησης. Η επανάληψη της ημερήσιας διάταξης και του στόχου θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό.

Διαχείριση χρόνου

Η διαχείριση του χρόνου είναι ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες μιας συνάντησης. Ακολουθήστε πιστά την ημερήσια διάταξη και τηρήστε το χρονοδιάγραμμα. Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε τη συνάντηση εντός του χρόνου που έχει προκαθοριστεί.

Διαχείριση συμμετοχής

Να είστε προσεκτικοί με τη συμμετοχή σας. Μην αφήνετε τη συνάντηση να είναι μια μονόδρομη παρουσίαση, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να μοιραστούν τη γνώμη τους και αποτρέψτε τους από το να παρεκκλίνουν από το θέμα.

Συντάξτε σημειώσεις της συνάντησης

Ορίστε ένα άτομο να κρατά σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Είναι σημαντικό να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης και να καταγράφετε τυχόν ιδέες ή σημαντικές πληροφορίες. 

Δεν απαιτούνται σημειώσεις σε όλες τις συναντήσεις, αλλά στις περισσότερες ναι.

Προχωρήστε προς τον στόχο

Η συνάντηση οργανώθηκε με σκοπό την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Ο διοργανωτής της συνάντησης πρέπει να το έχει αυτό κατά νου... πάντα! 

Παρακολουθήστε τον στόχο και κατευθύνετε τη συζήτηση προς αυτόν τον στόχο.

Μετά τη συνάντηση

Κάντε την απαραίτητη συνέχεια της συνάντησης. Ίσως χρειαστεί να γράψετε ένα email με τα συμπεράσματα ή να μοιραστείτε τις σημειώσεις της συνάντησης.

Συμπέρασμα

Οι συναντήσεις είναι σημαντικές για τη διάδοση πληροφοριών, τη λήψη αποφάσεων και την ανάπτυξη νέων ιδεών. Αποτελούν επίσης πολύτιμο μέσο επικοινωνίας σε ένα περιβάλλον εξ αποστάσεως εργασίας.

Ωστόσο, δεν είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθούν όλες οι συναντήσεις.

Ορισμένες συναντήσεις μπορούν να γίνουν απλά με ένα email.

Και όλοι πρέπει να μάθουμε πότε να λέμε «όχι» στις συναντήσεις. Ο χρόνος σας είναι ο πιο σημαντικός πόρος και πρέπει να τον εκτιμάτε.

Ποιο είναι το μεγαλύτερο πρόβλημά σας όσον αφορά τις συναντήσεις; Πείτε μου στα σχόλια 👇